Ekosystem e-commerce w praktyce - jak automatyzować procesy sprzedaży?
Policzyłem, ile godzin w miesiącu zjadają w typowym sklepie faktury, etykiety, maile do klientów i liczenie zysku. Przy 20 zamówieniach dziennie wychodzi 108 godzin ręcznej pracy w miesiącu, z czego da się odzyskać ponad 100.
Założenia do wyliczeń
Liczby w tym tekście to szacunki dla typowego małego sklepu. Rozpisuję założenia, żeby dało się je sprawdzić i podmienić na własne:
- 20 zamówień dziennie i 30 dni w miesiącu, bo sklep sprzedaje 24/7, także w weekendy i święta. Razem 600 zamówień w miesiącu,
- godzina pracy kosztuje 50 zł - niezależnie od tego, czy pakuje właściciel, czy pracownik,
- sklep, program do faktur i panel kuriera działają osobno, a dane przenosi człowiek.
Twoje czasy będą inne. Pod koniec tekstu jest kalkulator, w którym wpiszesz własne.
Jak wygląda zamówienie w ekosystemie
Ekosystem to sklep, system do obsługi zamówień, fakturowanie, kurierzy i raporty, które wymieniają dane bez udziału człowieka. Sercem jest zwykle Baselinker albo inny system OMS: zbiera zamówienia ze sklepu i marketplace’ów, a każda zmiana statusu uruchamia kolejny krok.
Wpłata
Bramka potwierdza płatność, zamówienie dostaje status „Opłacone”.
Faktura
System wystawia fakturę, wysyła ją do KSeF i do klienta.
Etykieta
Kurier dostaje dane paczki, etykieta czeka w wydruku zbiorczym.
Wysyłka
Numer przesyłki wraca do zamówienia, klient dostaje link do śledzenia.
Rozliczenie
Przychód i wszystkie koszty zamówienia trafiają do raportu zysku.
W moim sklepie Maluchove zamówienie przechodzi tę drogę praktycznie bez klikania. Człowiek pakuje paczkę i zajmuje się wyjątkami.
Faktury: 30 godzin w miesiącu
Ręcznie wygląda to tak: kopiujesz dane klienta z zamówienia do programu do faktur, sprawdzasz NIP, dobierasz stawkę VAT, zapisujesz PDF i wysyłasz go mailem. Średnio 3 minuty na fakturę.
- Faktury w miesiącu
- 600
- Czas na jedną fakturę
- 3 min
- Razem w miesiącu
- 30 h ≈ 1 500 zł
Po automatyzacji faktura powstaje sama w chwili, gdy zamówienie zmienia status na „Opłacone”. Zostaje około godziny w miesiącu na korekty i nietypowe przypadki.
Etykiety i nadawanie paczek: 40 godzin
To zwykle największa pozycja. Przepisanie adresu do panelu kuriera, wybór gabarytu, wydruk etykiety i wklejenie numeru przesyłki do zamówienia zajmują około 4 minut na paczkę. Przy 600 paczkach to 40 godzin.
Z automatem etykiety tworzą się same, a rano drukujesz je jednym kliknięciem dla wszystkich zamówień. Zostaje około pół minuty na paczkę, głównie na rzut oka na gabaryt. Oszczędność: 35 godzin w miesiącu.
Statusy i maile do klientów: 15 godzin
Zmiana statusu i mail „Twoja paczka jest w drodze” z numerem śledzenia to półtorej minuty na zamówienie. Niewiele, dopóki nie pomnożysz tego przez 600. Do tego dochodzą telefony z pytaniem, gdzie jest paczka. Większość z nich znika, kiedy klient sam dostaje link do śledzenia.
Stany magazynowe: 15 godzin i ryzyko nadsprzedaży
Jeśli sprzedajesz w sklepie i na Allegro, ręczne poprawianie stanów zajmuje około pół godziny dziennie, czyli 15 godzin w miesiącu. Gorszy od straconego czasu jest produkt sprzedany dwa razy: zwrot pieniędzy, przeprosiny i często opinia za jedną gwiazdkę. Przy synchronizacji stan zmienia się we wszystkich kanałach kilka minut po zamówieniu.
Marża i zysk: ile naprawdę zostaje z produktu
Liczenie zysku raz w miesiącu w arkuszu to około 8 godzin: eksport zamówień, faktury kosztowe, wyciąg z bramki płatności, rozliczenie kuriera. Większym problemem jest opóźnienie. Wynik za październik znasz w połowie listopada, więc o reklamach i cenach decydujesz na danych sprzed sześciu tygodni.
Drugi problem to marża liczona jako cena minus koszt zakupu. Przykład produktu za 199 zł brutto w sklepie z darmową dostawą:
- Cena netto (VAT 23%)
- 161,79 zł
- Koszt zakupu
- minus 80,00 zł
- Marża „na oko”
- 81,79 zł
- Wysyłka, darmowa dla klienta
- minus 14,00 zł
- Karton i wypełniacz
- minus 2,00 zł
- Bramka płatności (1,5% od brutto)
- minus 2,99 zł
- Reklama przy ROAS 8 (1/8 ceny brutto)
- minus 24,88 zł
- Zysk na sztuce
- 37,92 zł
Zysk to 23% ceny netto, a nie 51%, jak sugerowała marża „na oko”. W wyliczeniu nie ma jeszcze zwrotów ani kosztów stałych.
Raport zysku na żywo liczy to dla każdego zamówienia, łącząc dane ze sklepu, faktur i przewoźnika. Widzisz, które produkty zarabiają, a które tylko robią obrót.
Ile czasu odzyskujesz
| Proces | Ręcznie | Po automatyzacji | Oszczędność |
|---|---|---|---|
| Faktury | 30 h | 1 h | 29 h |
| Etykiety i nadawanie | 40 h | 5 h | 35 h |
| Statusy i maile | 15 h | 0 h | 15 h |
| Stany magazynowe | 15 h | 0,5 h | 14,5 h |
| Raport zysku | 8 h | 0 h | 8 h |
| Razem | 108 h | 6,5 h | 101,5 h |
- mniej ręcznej pracy w miesiącu
- 101,5 h
- miesięcznie przy 50 zł za godzinę
- ≈ 5 100 zł
- w skali roku
- ≈ 61 000 zł
Narzędzia i integracje kosztują zwykle od kilkuset do tysiąca złotych miesięcznie. Po ich odjęciu zostaje ponad 4 000 zł miesięcznie, więc jednorazowe wdrożenie za kilkanaście tysięcy zwraca się w 3-4 miesiące.
Przy innej skali proporcje zostają, zmieniają się kwoty. Przy 10 zamówieniach dziennie to około 50 godzin w miesiącu, przy 100 ponad 500, czyli trzy etaty.
Policz dla swojego sklepu
- Ręczna praca w miesiącu
- 110 h
- Do odzyskania
- 103 h
- Oszczędność miesięcznie
- 5 169 zł
- W skali roku
- 62 028 zł
To 0,6 etatu. Liczę 30 dni w miesiącu i zakładam, że około 6% pracy zostaje przy wyjątkach, jak w tabeli wyżej.
Od czego zacząć
- Zmierz jedno zamówienie. Przejdź ze stoperem drogę od wpłaty do wysyłki i zapisz każdy krok z czasem.
- Zacznij od czynności, która powtarza się przy każdym zamówieniu. Zwykle są to etykiety i faktury.
- Ułóż statusy tak, jak naprawdę wygląda Twój proces. Automaty uruchamiają się na zmianę statusu, więc jeden status „W realizacji” dla wszystkiego niczego nie uruchomi.
- Wyjątki zostaw ludziom: zamówienia z uwagami, personalizacje, wysyłki za granicę.
- Po miesiącu porównaj czas obsługi zamówienia z pomiarem z pierwszego kroku.
